Mendefenisikan Kembali Surat Elektronik

1. Pengantar

Tulisan ini dibuat pada Desember 2022, dimana penggunaan internet sudah menjadi kebutuhan semua kalangan.

Namun setelah mencari informasi tentang Email, penulis belum menemukan informasi yang penulis anggap seharusnya sudah bertebaran di internet.

Maka tulisan ini hanya berusaha melengkapi apa yang sudah banyak bertebaran di internet tentang email. 

Penulis berusaha memaparkan apa yang belum menjadi concern penulis lainnya.

Oleh karena itu tulisannya ini tidak akan panjang lebar menjelaskan sesuatu yang sudah banyak dijelaskan oleh penulis lainnya di internet. 

Icon Email

2. Latar belakang

Email merupakan sesuatu yang familiar ditelinga kita ketika berinteraksi dengan internet. 

Pada saat tulisan ini dibuat penggunaan ponsel yang sudah canggih (dapat kita ketahui dari namanya: smartphone) maka interaksi dengan internet merupakan sebuah keniscayaan. 

Secara teknis maupun normatif, setiap perangkat yang terhubung (terkoneksi) dengan internet maka dibutuhkan sebuah identitas untuk saling terkoneksi.

Secara normatif, agar tujuan komunikasi itu terjalin dengan baik, maka dibutuhkan tujuan yang jelas. 

Tujuan tersebut akan tepat sasaran maka dibutuhkan sebuah nama yang jelas. 

Karena penggunaan internet itu tidak berdasarkan letak atau kondisi geografis, maka nama tersebut harus unik, yang berbeda satu dengan lainnya. 

Nama tersebutlah yang merupakan sebuah identitas yang membedakan perangkat satu dengan lainnya secara akurat. 

Maka identitas tersebut harus dibuat sedemikian rupa agar satu dengan lainnya tidak ada yang mempunyai identitas yang sama. 

Sehingga tidak apabila sebuah email ditujukan kepada seorang pengguna internet tidak akan menyasar ke pengguna internet lainnya tanpa disengaja.

Secara teknis memang sudah ada IP address dan MAC address untuk dapat saling terkoneksi antara satu perangkat dengan perangkat lainnya. 

Namun IP dan MAC address itu dibuat oleh manusia secara teknis agar memudahkan untuk mengidentifikasi setiap perangkat yang terkoneksi di internet dan sifatnya itu secara random tidak dapat dicreate oleh masing-masing pengguna internet. 

Oleh karena pengguna internet juga membutuhkan costumisasi sendiri, maka dibutuhkan sebuah identifikasi tersendiri untuk dapat saling terkoneksi. 

Secara teknis seperti yang sudah dijelaskan di atas, setiap perangkat di internet memang sudah bisa terkoneksi dengan perangkat lainnya dengan IP dan mac address. 

Namun bagaimana orang yang menggunakan perangkat berbeda-beda dan membutuhkan sebuah identitas untuk dapat saling berkomunikasi dan berinterkasi dengan pengguna lainnya juga. 

3. History

Pada awal kebudayaan dan peradaban manusia sudah dikenal adanya surat untuk dapat saling berkomunikasi dan berinteraksi dengan manusia lainnya tanpa harus berhadapan satu dengan lainnya. 

Baik itu menggunakan media kurir, merpati, pos dan lain sebagainya. 

Setelah ditemukannya internet, maka media komunikasi itu juga menjadi salah satu kebutuhan yang sangat dibutuhkan oleh pengguna internet itu sendiri. 

Karena fungsi dasarnya merupakan sarana berkomunikasi antara pengguna internet satu dengan lainnya, maka sarana komunikasi pengguna internet antara satu pengguna dengan pengguna lainnya itu disebut dengan Surat Elektronik / Electronic Mail yang kemudia disingkat dengan Email. 

Sejak diperkenalkan pertama kali pada tahun 1971 oleh Ray Tomlinson, email telah mengalami perkembangan yang luar biasa. Awalnya digunakan untuk pertukaran pesan teks sederhana, email sekarang menjadi alat komunikasi paling umum di dunia. Namun, dengan berbagai kemajuan teknologi, definisi tradisional email perlu diperbarui untuk mencerminkan peran yang lebih luas dan kompleks dalam kehidupan modern.

4. Definisi

Dari penjabaran di atas dapat kita ambil beberapa kesimpulan terkait dengan surat elekronik tersebut diantaranya secara harfiah bahwa pengertian email adalah media komunikasi antara pengguna internet secara elektronik. 

Email dapat didefinisikan sebagai metode untuk mengirim dan menerima pesan elektronik antara satu atau lebih penerima melalui jaringan komputer. Pesan email dikirim melalui protokol standar yang memungkinkan komunikasi asinkron antara pengguna di berbagai lokasi geografis.

5. Fungsi Dasar

Dari penjabaran di atas juga dapat kita ketahui bahwa ada fungsi-fungsi dasar email itu dibuat dan dikembangkan. 

Dapat kita katakan bahwa fungsi dasar email itu dibuat untuk sarana komunikasi antar pengguna internet.

Fungsi sebagai sarana komunikasi ini diantaranya adalah menulis, mengirim dan menerima surat dari dan ke sesama pengguna internet.

6. Fungsi Media Marketing

Dalam perkembangannya fungsi dasar email itu sendiri mengalami perkembangan. 

Pada saat ini email juga digunakan sebagai media marketing oleh pengguna internet yang bergerak dibidang marketing. 

Karena sifatnya elektronik, maka daya jangkau media email ini sebagai sarana marketing tentu tidak terbatas pada letak geografis, yang secara perniagaan tentu lebih menguntungkan. 

Selain daya jangkau yang lebih luas, email digunakan sebagai media marketing juga mempunyai keunggulan yang lainnya yaitu nilai ekonomisnya dibandingkan dengan media marketing konvensional lainnya.

7. Fungsi Identity

Gagasan membuat surat elektronik itu muncul bersamaan dengan munculnya internet. 

Maka sebagaimana yang sudah dijelaskan di atas juga, untuk dapat saling terkoneksi antara pengguna internet, dibutuhkan sesuatu yang dapat membedakan pengguna internet dengan pengguna internet lainnya. 

Maka email karena sifatnya yang unik, maka ia juga berfungsi sebagai identitas pengguna internet yang melekat pada penggunanya bukan pada perangkat yang digunakan seperti fungsi IP dan MAC address. 

Pada awalnya kemunculan email, fungsi ini dapat dikatakan absolut, karena email lah satu-satunya identity pengguna internet tersebut. 

Dahulu setiap kita akan bergabung atau mendaftar pada sebuah website baik itu media sosial, ecommerence, group, mailing list dan lain sebagainya yang dibutuhkan adalah email sebagai identitas antar pengguna atau member. 

Namun dengan berkembangnya fungsi dan nomor sim card (nomor hp) yang juga mempunyai fungsi unik (tidak double), maka para pengembang aplikasi pada saat ini sudah tidak lagi menjadikan email sebagai identitas unik satu-satunya di internet.

8. Mengamankan Akun Email

Sebagai salah satu identity di internet, maka email akan menjadi incaran para penjahat di internet. 

Terlebih dengan telah digunakannya email untuk kebutuhan perbankan, ewallet (dompet digital) dan penggunaan krusial lainnya, maka akan muncul orang-orang yang tidak bertanggung jawab berusaha mengambil alih email kita. 

Oleh sebab itu diperlukan langkah-langkah praktis untuk dapat mengamankan akun email kita dari usaha-usaha orang untuk mengambil alih akun kita tersebut. 

9. Perkembangan Teknologi Email

Evolusi teknologi telah memberikan pengaruh besar pada definisi dan fungsi email. Berikut adalah beberapa perkembangan penting yang perlu dipertimbangkan dalam mendefinisikan kembali email:

a. Lampiran Media:

Dalam awal perkembangan email, pesan terbatas pada teks. Namun, seiring waktu, kemampuan untuk melampirkan file media seperti gambar, video, dan dokumen telah menambah dimensi baru pada pengalaman berkomunikasi melalui email.

b. Keamanan dan Enkripsi:

Dengan pertumbuhan kekhawatiran tentang privasi dan keamanan data, penggunaan enkripsi email telah menjadi penting. Protokol enkripsi seperti PGP (Pretty Good Privacy) dan S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) membantu melindungi isi email dari akses yang tidak sah.

c. Integrasi dengan Aplikasi Lain

Email kini dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi dan platform. Pengguna dapat menerima notifikasi dari media sosial, kalender, dan alat kolaborasi lainnya, yang meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

d. Mobile Email

Perkembangan teknologi mobile telah membawa email ke perangkat seluler. Pengguna sekarang dapat mengakses dan mengelola email dari ponsel pintar dan tablet, memungkinkan komunikasi yang mudah dan cepat di mana saja dan kapan saja.

10. Jenis Email

Berdasarkan penyedianya maka email pada saat ini dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Berbayar

2. Free

Berdasarkan sifatnya maka email dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Pop Mail

POP (Post Office Protocol) adalah salah satu protokol yang digunakan untuk mengambil email dari server email ke komputer pengguna. POP memungkinkan pengguna untuk mengunduh email dari server email ke aplikasi email di perangkat mereka, seperti Outlook, Thunderbird, atau Mail di Mac.

Beberapa poin penting tentang POP mail:

Unduhan Email: Ketika pengguna menggunakan protokol POP untuk mengakses email, email diunduh dari server ke perangkat pengguna. Ini berarti setelah email diunduh, biasanya email akan dihapus dari server (kecuali ada konfigurasi untuk menyimpan salinan di server).

Tidak Ada Sinkronisasi: POP tidak menawarkan sinkronisasi email antara perangkat dan server. Artinya, jika Anda mengakses email dari beberapa perangkat, pesan yang sudah diunduh di satu perangkat tidak akan tersedia di perangkat lain.

Offline Access: Salah satu keuntungan utama menggunakan POP adalah memungkinkan akses ke email saat offline. Setelah email diunduh, Anda dapat membaca, menulis, dan merespons pesan bahkan tanpa koneksi internet.

Pengaturan Server: Dalam konfigurasi POP, Anda perlu mengatur server email secara manual dengan menyediakan alamat server POP dan SSL (jika diperlukan). Pengaturan ini berbeda antara penyedia layanan email.

Kurangnya Sinkronisasi dengan Server: Karena email diunduh dan dihapus dari server, jika Anda menggunakan beberapa perangkat untuk mengakses email Anda (misalnya, ponsel dan komputer), maka Anda tidak akan melihat pesan yang dikirim dari satu perangkat di perangkat lainnya.

Biasanya Tidak Mendukung Folders: Beberapa aplikasi email yang menggunakan protokol POP mungkin tidak mendukung pembuatan folder di server. Jadi, folder yang Anda buat di aplikasi email mungkin tidak disinkronkan dengan server email.

Perlu diingat bahwa karena POP tidak menawarkan sinkronisasi, pengguna yang menggunakan beberapa perangkat untuk mengakses email mungkin akan lebih cocok dengan protokol IMAP (Internet Message Access Protocol) yang menawarkan sinkronisasi email di antara perangkat. Namun, jika Anda ingin memiliki akses ke email saat offline dan tidak memerlukan sinkronisasi, POP bisa menjadi pilihan yang tepat.

2. Webmail

Webmail adalah layanan email yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola kotak surat elektronik mereka melalui web browser, tanpa perlu mengunduh atau menginstal aplikasi email khusus di perangkat mereka. Dalam layanan webmail, semua fungsi email, seperti membaca, mengirim, menerima, menyimpan, dan mengatur pesan, dilakukan melalui antarmuka web yang disediakan oleh penyedia layanan email.

Beberapa fitur umum dari webmail termasuk:

Akses dari mana saja: Salah satu keuntungan utama webmail adalah pengguna dapat mengakses kotak surat elektronik mereka dari mana saja dengan koneksi internet dan perangkat yang kompatibel. Pengguna tidak perlu terbatas pada perangkat tertentu atau lokasi fisik.

Pengaturan yang Mudah: Tidak ada konfigurasi server yang rumit. Pengguna hanya perlu memasukkan alamat email dan kata sandi mereka untuk mengakses akun mereka.

Beragam Fitur: Webmail biasanya menyediakan beragam fitur yang sama seperti aplikasi email tradisional, termasuk penyusunan pesan, lampiran, folder, pengaturan tanda tangan, filter, dan sebagainya.

Penyimpanan Cloud: Email dan lampiran yang diterima biasanya disimpan di server penyedia layanan webmail. Ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengakses email mereka dari berbagai perangkat tanpa kehilangan data.

Antarmuka Pengguna yang Bersahabat: Tampilan dan antarmuka webmail umumnya dirancang untuk mudah digunakan dan intuitif, sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola kotak surat mereka.

Beberapa contoh penyedia layanan webmail yang populer adalah Gmail dari Google, Outlook.com dari Microsoft, Yahoo Mail dari Yahoo, dan AOL Mail dari AOL. Pengguna hanya perlu masuk ke akun webmail mereka melalui browser dengan memasukkan alamat email dan kata sandi mereka, dan kemudian mereka dapat langsung mengakses, mengirim, dan menerima email dari antarmuka webmail yang disediakan.

3. Forward Mail

Forward mail (meneruskan email) adalah tindakan mengirimkan email yang telah diterima ke alamat email lainnya. Dengan meneruskan email, Anda mengirimkan salinan pesan yang sama ke penerima baru atau beberapa penerima tambahan. Ini adalah cara umum untuk berbagi informasi atau pesan dengan orang lain yang mungkin tertarik atau memerlukan informasi yang sama.

Proses penerusan email biasanya melibatkan beberapa langkah berikut:

Buka Email: Pertama, Anda perlu membuka email yang ingin Anda teruskan.

Pilih Opsi Forward: Di aplikasi email Anda, biasanya ada opsi "Forward" (Meneruskan) yang akan mengizinkan Anda untuk meneruskan email yang sedang Anda baca.

Tambahkan Penerima Baru: Setelah memilih opsi "Forward," Anda akan diminta untuk memasukkan alamat email penerima baru ke kolom "To" (kepada). Anda juga dapat menambahkan alamat email ke kolom "CC" (salin kepada) atau "BCC" (salin kepada tersembunyi) jika diperlukan.

Tambahkan Keterangan: Sebelum meneruskan email, Anda dapat menambahkan keterangan atau komentar singkat untuk memberikan konteks atau penjelasan tentang mengapa Anda meneruskan email tersebut.

Kirim Email: Setelah selesai menambahkan penerima dan keterangan (jika diperlukan), Anda dapat mengklik tombol "Kirim" untuk mengirimkan email tersebut ke penerima baru.

Penting untuk diingat bahwa ketika Anda meneruskan email, seluruh isi email, termasuk lampiran, akan dikirimkan ke penerima baru. Pastikan untuk memeriksa isi email dan lampiran untuk memastikan informasi sensitif atau pribadi tidak diungkapkan secara tidak sengaja.

Meneruskan email dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti berbagi informasi penting, mengedarkan berita, atau mengirimkan pesan penting ke beberapa penerima sekaligus. Namun, pastikan Anda selalu mematuhi etika email dan hak privasi penerima sebelum meneruskan pesan kepada pihak lain.

11. Cara kerja email